Un coffre-fort numérique est un outil sécurisé qui permet d’archiver, d’indexer, de classer et de retrouver des fichiers dématérialisés. Il permet donc de conserver des documents et de les mettre à disposition dès lors qu’un accès à Internet est disponible.
Cet outil doit donc garantir un haut niveau de confidentialité et de protection des fichiersqui y sont stockés et qui peuvent aussi bien être des documents administratifs que personnels. A la suite de l’expérimentation nationale du coffre-fort numérique pilotée par la Direction générale de la cohésion sociale (DGCS) et l’UNCCAS, il a semblé utile de proposer un guide pratique facilitant la mise en place de projets de coffres-forts numériques dans les structures sociales, qu’il s’agisse de CCAS/CIAS, de conseils départementaux, d’associations, etc.
Ce document revient sur les raisons pour lesquelles il peut être intéressant de mettre en place un coffre-fort numérique, sur le cadre juridique existant et sur les questions à se poser pour bien définir son projet. Il décrit également les conditions pour réussir la mise en œuvre du coffre-fort numérique : comment organiser son déploiement en interne, comment respecter les règles en matière de confidentialité et d’information, comment accompagner les agents…
Un outil expérimenté par les CCAS durant un an
L’UNCCAS et la DGCS avaient piloté une expérimentation nationale sur l’utilité du coffre-fort numérique en étudiant durant 12 mois les usages de personnes accompagnées par des CCAS. Après une première évaluation intermédiaire réalisée par l’UNCCAS en avril 2017, un bilan final a été présenté le 16 mai lors d’une journée nationale.
Ce bilan dresse à la fois les principales conclusions de cette expérimentation ainsi que quelques recommandations en vue de faciliter le potentiel déploiement des coffres-forts numériques sur le territoire.