Coffre-fort numérique : vademecum

Un coffre-fort numérique est un outil sécurisé qui permet d’archiver, d’indexer, de classer et de retrouver des fichiers dématérialisés. Il permet donc de conserver des documents et de les mettre à disposition dès lors qu’un accès à Internet est disponible.

Cet outil doit donc garantir un haut niveau de confidentialité et de protection des fichiersqui y sont stockés et qui peuvent aussi bien être des documents administratifs que personnels. A la suite de l’expérimentation nationale du coffre-fort numérique pilotée par la Direction générale de la cohésion sociale (DGCS) et l’UNCCAS, il a semblé utile de proposer un guide pratique facilitant la mise en place de projets de coffres-forts numériques dans les structures sociales, qu’il s’agisse de CCAS/CIAS, de conseils départementaux, d’associations, etc.

Ce document revient sur les raisons pour lesquelles il peut être intéressant de mettre en place un coffre-fort numérique, sur le cadre juridique existant et sur les questions à se poser pour bien définir son projet. Il décrit également les conditions pour réussir la mise en œuvre du coffre-fort numérique : comment organiser son déploiement en interne, comment respecter les règles en matière de confidentialité et d’information, comment accompagner les agents…

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Un outil expérimenté par les CCAS durant un an

L’UNCCAS et la DGCS avaient piloté une expérimentation nationale sur l’utilité du coffre-fort numérique en étudiant durant 12 mois les usages de personnes accompagnées par des CCAS. Après une première évaluation intermédiaire réalisée par l’UNCCAS en avril 2017, un bilan final a été présenté le 16 mai lors d’une journée nationale.

Ce bilan dresse à la fois les principales conclusions de cette expérimentation ainsi que quelques recommandations en vue de faciliter le potentiel déploiement des coffres-forts numériques sur le territoire.

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